Управление материальными запасами имеет огромное значение как в технологическом, так и в финансовом аспектах.
Запасы - это иммобилизованные средства, т.е. средства, отвлеченные из оборота. Понятно, что без такой вынужденной иммобилизации не обойтись, однако вполне естественно желание минимизировать вызываемые этим процессом косвенные потери, с определенной долей условности численно равные доходу, который можно было бы получить, инвестировав соответствующую сумму в какой-то альтернативный проект (например, самое простое решение положить высвобожденные деньги в банк под проценты). Эти косвенные потери при определенных обстоятельствах могут стать и прямыми - исследования показывают, что при вынужденной реализации активов, например, в случае банкротства компании, многие оборотные средства “вдруг” попадают в разрез неликвидов, а вырученная за них сумма может быть гораздо ниже учетной стоимости.
Управление запасами - это функциональная деятельность, цель которой - довести общую сумму ежегодных затрат на содержание, запасов до минимума при условии удовлетворительного обслуживания клиентов.
Управление материальными запасами подразделяется на две области: плановое управление и непосредственное управление производством. Плановое управление включает процедуры поддержания достаточного запаса каждого вида сырья и материалов, необходимых для производства данного продукта. Цель управления запасами - удерживать на минимальном уровне ежегодную общую сумму затрат по обеспечению запасами.
Контроль за этими запасами осуществляется практически сведением к минимуму следующих показателей: количество запасов за год, деятельность страховых циклов; длительность времени поставки; изготовления и внутризаводских перевозок; длительность циклов хранения на складе; количество товаров, находящихся на складе; количество кладовых и складов.
В каждый период времени темп поступления материалов должен быть близок к темпу выпуска и расхода. Поэтому мероприятия по регулированию объема запасов должны быть направлены на сведение к минимуму времени, в течение которого материал находится на предприятии.
На первом этапе управления следует провести анализ запасов предприятия. На втором этапе определяют цели формирования запасов.
Запасы товарно-материальных ценностей необходимо создавать на предприятии с разными целями: обеспечение текущей производственной деятельности (текущие запасы сырья и материалов); об обеспечение сбытовой деятельности (текущие запасы готовой продукции).
В процессе формирования политики управления запасами они соответствующим образом классифицируются для обеспечения последующей дифференциации методов управления ими. На следующем этапе управления рассматривается оптимизация размера основных групп текущих затрат. Происходит деление совокупных запасов на два основных вида - производственные (запасы сырья) и запасы готовой продукции.
Важнейшим элементом анализа запасов является оценка их оборачиваемости. Основной показатель - время обращения в деньгах, рассчитываемый делением среднего за период остатка запасов на однодневный оборот запасов в этом же периоде. [8, с. 30-33]
Ускорение оборачиваемости сопровождается дополнительным вовлечением средств в оборот, а замедление - отвлечением средств из хозяйственного оборота, их относительно более длительным омертвлением в запасах (или иммобилизации собственных оборотных средств).