Информационное обеспечение - одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация.
Коммуникации
- это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.
Руководитель 50 -90 % всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал - средство передачи информации.
4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:
1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.
Предлагается следующая классификация информации:
1) по объекту - показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и т.д.;
2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента - информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;
3 по форме передачи - вербальная (словесная) информация и невербальная;
4 по изменчивости во времени - условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);
5 по способу передачи - спутниковая, телефонная, электронная, письменная и др.;
6) по режиму передачи - в не регламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;
по назначению - экономическая, техническая, социальная, организационная и др.
) по стадии жизненного цикла объекта - по стадии стратегического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовке производства и т.д. до списания;
) по отношению объекта управления к субъекту - между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.
Идея классификации информации используется при ее кодировании.
Основные требования к качеству информации:
1 своевременность;
2 достоверность (с определенной вероятностью);
3 достаточность;
· надежность (с определенной степенью риска);
4 комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);
5 адресность;
6 правовая корректность информации;
7 многократность использования;
8 высокая скорость сбора, обработки и передачи;
9 возможность кодирования;
10 актуальность информации.
Организация массива информации.
Информационный массив - это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воздействий.
Цель создания массива информации - повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.
Информационный массив должен обеспечивать:
11 прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;
12 наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;
13 оперативный поиск и выдачу информации по запросу;
14 предохранение информации от искажений;
15 защиту от несанкционированного доступа к информации.
Организация потоков информации.